1 Verantwoordelijkheden projectverantwoordelijke
1.1 Organisatie event
De projectverantwoordelijke staat in voor het tijdig boeken en vastleggen van de locaties van zijn/haar evenementen. Tevens delegeert hij/zij bijkomende taken hieraan verbonden aan zijn/haar team van vrijwilligers. De Projectverantwoordelijke is verantwoordelijk voor alle documenten en administratie eigen aan de evenementen, en hij/zij legt deze voor bij het Bestuur ten laatste 30 kalenderdagen na afloop van een evenement.
Een evenement onder VZW Oneiros bestaat niet als aparte rechtspersoon, en als dusdaning blijft dit evenement integraal deel van de VZW. Projectverantwoordelijken worden door de Raad van Bestuur gemachtigd om evenementen te organiseren als vrijwilliger, en hebben geen vertegenwoordigingsrecht van de VZW inzake gerechtelijke of officiële aangelegenheden.
1.2 Budget en financiën
Met goedkeuren van het Bestuur beslist de projectverantwoordelijke over de uitgaven voor zijn/haar event. Hierin wordt steeds de belangen van de VZW vooropgesteld.
Hij/zij is hoofdelijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor de besteding en afrekening van de ter beschikking gestelde gelden.
De projectverantwoordelijk beheert het geld als een goede huisvader.
Alle gelden ter beschikking gesteld door de vereniging, alsook alle daaruit voortvloeiende aangekochte rekwisieten en documenten voor het evenement gecreëerd blijven eigendom van VZW Oneiros. Een “evenement”, noch zijn vrijwilligers, kan geen aanspraak maken op eigendommen van de VZW, die door de Raad van Bestuur kan beschikken naar believen over deze middelen.
1.3 Team
Het staat de projectverantwoordelijke vrij om (onbezoldigde) vrijwilligers in te schakelen, die het Team opmaken.
Wie en hoeveel is zijn/haar beslissing. Deze vrijwilligers betalen slechts een minimum bijdrage aan de evenementen waaraan zij meewerken als Teamlid. (25€ is vooropgesteld als minimum)
Uitzondering op deze regel zijn de keukenmedewerkers, die gratis mee mogen.
1.4 Inschrijvingen
De projectverantwoordelijke kan op eigen verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid personen weigeren (uiteraard kan hij/zij de wet op de discriminatie hierbij niet overtreden), hij/zij dient hiervan de Raad van Bestuur schriftelijk op de hoogte te brengen met een gegronde reden van uitsluiting. Deze weigering kan zowel op voorhand gebeuren, als tijdens de evenementen zelf als hiervoor gegronde reden is.
Hij/zij dient wel rekening te houden met eventuele herroeping van het bestuur aangaande uitsluitingen en/of schorsingen.
2 Budget regelement
2.1 Toekennen
Een budget kan niet worden toegekend aan een event indien :
- Er niet tijdig de afrekening(en) van (de)(het) voorgaande events werd(en) ingeleverd.
- Er geen budgetplan kan worden aangeleverd, waarin positieve cijfers worden aangetoond.
- Er geen Projectverantwoordelijke is voor het project.
2.2 Afdracht
Afdracht van een evenement aan de VZW gebeurt op basis van betalende deelnemers aan dat evenement.
Per betalende deelnemer, draagt het evenement 10€ werkingsgeld af aan de VZW. Dit dient te gebeuren ten laatste 30 kalenderdagen na afloop van een evenement.
Deze procedure wordt in detail omschreven in het document getiteld “Financieel werkingsdocument voor Evenementen onder VZW Oneiros” waarvan elke projectverantwoordelijke een exemplaar moet bezitten en gelezen hebben.
3 Waarschuwingen – uitsluitingen
3.1 Waarschuwingen
De beheerraad of de projectverantwoordelijke kan aan een deelnemer van een event een waarschuwing geven indien niet toelaatbaar gedrag vertoond wordt.
De projectverantwoordelijk dient het Bestuur schriftelijk op de hoogte te brengen van uitgevaardigde waarschuwingen. Deze waarschuwingen worden “overgedragen” naar alle evenementen van VZW Oneiros.
Onder niet toelaatbaar gedrag wordt onder andere verstaan :
- Flagrante overtreding van geldende morele regels of richtlijnen.
- Terugkerend ongepast gedrag : te hard slaan, viseren van hoofd, ongeoorloofd fysiek contact bij gevechten, …
- Racistische opmerkingen.
- Overlast door misbruik van verboden middelen of alcohol.
- Alle gedrag dat volgens de geldende moraal en/of geest van de vereniging als ontoelaatbaar beschouwd wordt.
Projectverantwoordelijken hebben, zoals onder 1.4 beschreven, het recht iemand onmiddellijk toegang tot hun evenement te weigeren bij uitzonderlijke gevallen.
Bij elke waarschuwing zal de deelnemer het recht krijgen zich bij het bestuur te verantwoorden.
Het bestuur kan daarbij bij gewone meerderheid beslissen om de waarschuwing te seponeren of te bekrachtigen.
Een waarschuwing blijft gedurende 1 jaar geldig (tenzij het bestuur anders beslist).
Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.
3.2 Uitsluiting van alle evenementen van de VZW
Na herhaaldelijke waarschuwingen kan het bestuur beslissen tot uitsluiting van een deelnemer. De termijn van deze uitsluiting zal afhankelijk gemaakt worden van de ernst van de feiten. De deelnemer kan zich ten opzichte van het bestuur verantwoorden, zij beslissen dan per gewone meerderheid of de uitsluiting geseponeerd of bekrachtigd wordt.
Het bestuur brengt de deelnemer schriftelijk op de hoogte (per brief of e-mail) van de beslissing.
Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.