Berchem – 27/09/2020

Aanwezigen

Bespreking en goedkeuring jaarrekening

Staat van ontvangsten en uitgaven

Uitgaven		Ontvangsten
Omschrijving	Bedrag	Omschrijving	Bedrag
Goederen en diensten	0,00	Lidgeld	51430,00
Bezoldigingen	0,00	Schenkingen en Legaten	0,00
Diensten en diverse goederen	51673,00	Subsidies	0,00
Andere uitgaven	0,00	Andere ontvangsten	0,00
Totaal uitgaven	51673,00	Totaal ontvangsten	51430,00

Toelichting bij de Jaarrekening

1. Samenvatting van de waarderingsregels

nvt

2. Aanpassing van de waarderingsregels

nvt

3. Bijkomende inlichtingen

nvt

Staat van het vermogen

Bezittingen		Schulden
Omschrijving	Bedrag	Omschrijving	Bedrag
Onroerende goederen behorend tot de vereniging in volle eigendom Andere onroerende goederen	0,00	Financiële schulden	0,00
0,00
Machines behorend tot de vereniging in volle eigendom Andere machines	0,00	Schulden ten aanzien van leveranciers	0,00
0,00
Roerende goederen en rollend materieel behorend tot de vereniging in volle eigendom Andere roerende goederen	0,00	Schulden ten aanzien van leden	0,00
0,00
Stocks	0,00	Fiscale, salariële en sociale schulden	0,00
Schuldvorderingen	0,00	Andere schulden	0,00
Geldbeleggingen	0,00
Liquiditeiten	29922,64
Andere activa	0,00
Rechten		Verplichtingen
Omschrijving	Bedrag 0,00	Omschrijving	Bedrag
Beloofde subsidies	Hypotheken en hypotheekbeloften	0,00
Beloofde schenkingen	0,00	Gegeven waarborgen	0,00
Andere rechten	0,00	Andere verbintenissen	0,00
5. Belangrijke rechten en verplichtingen die niet in cijfers kunnen worden weergegeven.

Goedkeuring van de jaarrekening

• Voor: 1
• Tegen:
• Onthouding: 1

Kwijting van de bestuurders

Bestuurders worden gezamenlijk kwijting verleend. Bestuurders zelf stemmen niet mee.

• Voor: 7
• Tegen: 0
• Onthouding: 0

Wijziging van de statuten

• Voor: 14
• Tegen: 0
• Onthouding: 0

Algemene rondvraag

• Rene Courier: heeft nog steeds kapotte wapens bij hem thuis staan. Het bestuur gaat daar op heel korte termijn een oplossing voor zoeken.
• Freya meldt aan dat een heel deel van de kleding in de stock gewassen en opnieuw opgehangen is. Joey en Freya hebben daarvoor gezorgd.

Berchem – 6/3/2020

Aanwezigen

• Tom Boeckx
• Tim Belmans
• Jan Mertens
• Saskia Leleu
• Joey Daemen
• Pieter-Jan Thijs
• Freya Perdaens
• Laurent Moens
• Nicolas Vervoort
• Jorrit Vloermans
• Nik Coppens
• Cody Demuytere
• Jesse Demuytere
• Raf Verstrepen
• Annelies Van Duppen
• Lies Bex
• Nikki Peeters
• Bertje Van Gils
• Joey Daemen

Ontslag en kwijting Penningmeester Tim Belmans

• Voor: 13
• Tegen: 0
• Onthouding: 4

Ontslag van Tim is aanvaard.

Voorstelling kandidaat-bestuursleden

Jesse Demuytere. Motivatie – Professionalisering, beter samenwerking met de evenementen, en duidelijk beleid van de VZW naar de evenementen toe, op het vlak van diensten, maar ook op het vlak van rechten en plichten.

Noem het wat je wil, op de vergadering hadden we het liaison evenementen genoemd, maar er is volgens mij noodzaak aan iemand die instaat voor het bundelen van de visies en standpunten van zowel de projecten als de VZW. Het bestuursorgaan heeft nood aan uitbreiding, want met drie overbezette bestuurders blijkt er een duidelijke lag te zitten tussen vragen/ideeën/projecten en het daadwerkelijk uitvoeren ervan. Nieuw opgestarte VZW-brede initiatieven zoals het opstellen van de richtlijnen voor wapens, aanstelling API’s, veiligheidsplan moeten kordaat opgevolgd worden. Tevens zijn er andere initiatieven, waaronder stockdagen, waarvoor een goede wisselwerking tussen de projecten en de VZW nodig zijn.

Ook is er noodzaak aan het bundelen van de knowhow en ontwikkelde tools tussen projecten en VZW, om het aantrekkelijker te maken voor nieuwe evenementen om op te starten onder de Oneiros-banier.

Met mijn kandidatuur beoog ik in te staan voor het opvolgen van VZW-brede werkgroepen en projecten, omdat ik stellig ben overtuigd van de noodzaak van een overkoepelend orgaan, dat meer doet dan bankrekening en stock voorzien.

Joey Daemen

LARP is een passie geworden. Naast zelf spelen, amuseer ik mij ook met het uitwerken van plotlijnen, het maken van props en het zelf het hele logistieke gebeuren. Als het financieel haalbaar was, liet ik het programmeren achterwege en maakte ik van event-coördinaten mijn job.

Naast Oneiros speel ik al langer met eigen initiatieven met variabele staat van succes om LARP te helpen promoten: ik heb enkele jaren geleden wat verkenning gedaan rond een LARP beurs in Vlaanderen, de site larp.vlaanderen moest een portaal zijn voor alle LARPs die in Vlaanderen actief zijn en ik wou daar graag ook een blog / nieuws sectie aan toevoegen. Uiteindelijk heeft enkel de portaalsite het overleeft.

Mijn persoonlijke doelen en die van Oneiros lijken dus op 1 lijn te zitten: LARP promoten. Die initiatieven wil ik graag verderzetten en uitbreiden onder de vlag van Oneiros.

Ik wil graag de rol van CMO (Chief Marketing Officer) op mij nemen. Die term uit de zakenwereld leunt het dichtste aan met wat ik wil bereiken binnen Oneiros.

Op dit moment benaderd de organisatie de doelstelling ‘LARP promoten’ nogal passief. Daar wens ik verandering in te brengen.

Ik wil dan ook mijn schouders zetten onder een aantal concrete projecten:

1. https://larp.vlaanderen rebranden zodat de site binnen de Oneiros-familie past, zonder daarbij andere projecten af te schrikken.
2. Van larp.vlaanderen de referentie-site maken waar enthousiaste leden nieuwe larp naartoe sturen om informatie in te winnen over LARP.
3. Nieuws over onze hobby en onze vereniging actief uitdragen via sociale media, bundelen op een nieuws- of blog-style.
4. Budgetten opstellen om actief reclame te maken voor Oneiros evenementen. Onze hobby blijft obscuur, maar hoeft dat niet te blijven.
5. Traditionele media informeren over speciale edities van onze evenementen, bijvoorbeeld de jubileumeditie Aether 10.
6. Oneiros zo aantrekkelijk mogelijk maken voor nieuwe evenementen. De beste thuis voor eender welke LARP-organisatie, is binnen de Oneiros familie.
7. Een project opstarten onder de werktitel ‘Foam Fantasy Festival’. Onze hobby begint matuur genoeg te worden om zijn eigen beurs te hebben: beginnende met een klein dag-evenement en vanuit dat startpunt zien we hoe het groeit, volgens de bestaande filosofie dat Oneiros evenementen zelf-bedruipend horen te zijn. FFF moet een aantal ideeën en initiatieven samenbrengen met activiteiten zoals sprekers die zich verdiepen in LARP Theory, chamber-larps, workshops rond LARP-safe prop, weapon en costume-crafting, commerciële standjes van de bekende vendors in onze sector, duellen en NERF Wars. Waar FACTS faalt in het engageren van hun deelnemers, wil ik bezoekers activeren zodat veteranen iets kunnen bijleren en nieuwelingen de smaak te pakken krijgen.

Ik hoop dat jullie mijn kandidatuur bij deze aanvaarden en voorleggen ter stemming op de speciale AV.

Laurent Moens

Bij deze stel ik me graag kandidaat als promotieverantwoordelijke. Dat wil zeggen dat ik me concreet graag wil bezighouden met kenbaarder en toegankelijker maken van onze hobby-annex-vzw, doormiddel van on-en-offline manieren. Ook wil ik graag de communicatie aanzwengelen tussen de projecten, maar evengoed buiten de grenzen van de vzw heen.

De motivatie hiervoor is eenvoudig; het lijkt me een pivotaal pijnpunt waarin ik hoop te kunnen bijdragen met de paar skills die ik dan bezit. Of gewoon met koekjes.

Cody Demuytere

Als jonge gast van (morgen) 25 jaar oud met toch al 10 jaar ervaring in het LARP-wereldje werd het tijd om iets terug te doen voor de hobby, en de VZW, die mijn avonturen mogelijk heeft gemaakt. Ik breng een vernieuwende blik op de zaak, met een doorgedreven zin voor professionalisering, zonder de nodige eerbied aan de essentie en waarden van Oneiros te verloochenen.

Vanuit mijn professionele achtergrond acht ik mij geschikt om de positie van Penningmeester in het bestuur op te nemen.

Mijn speerpunten tijdens deze benoeming draaien dan ook rond de algehele logistieke en economische efficiëntie van de VZW minstens te behouden en waar mogelijk te vergroten; ondermeer door het nagaan van sponsoringsmogelijkheden, een verder doorgezet stockbeheer in samenspraak met de stockverantwoordelijke en het nauwgezet opvolgen van de event-boekhouding.

Freya Perdaens

Motivatie waarom je het bestuur wil vervoegen…

Wanneer ik om me heen kijk, ben ik nog een groentje binnen LARPend Vlaanderen. De meesten spelen al sinds hun tienerjaren. Maar of ze zich nog de tijd van de gordijnen als cape herinneren, of net altijd hun spullen online konden aanschaffen; iedereen is het er roerend over eens dat LARP niet uit zichzelf blijft bestaan. Naast de geweldige mensen die met een latex zwaard door een bos willen lopen, heb je geschifte maften nodig die hun hersenkronkels in ganser werelden gieten. Maar zoals in elke vereniging heb je ook die mensen nodig die achter de schermen de duffe, administratieve zaken op orde houden. En dat is nooit een dankbare taak. Getuige daarvan de moeite om meer dan het minimum vereist aantal mensen te vinden (wat aangegeven werd op de laatste AV).

Nu, het is geen kwestie van “ik doe het wel omdat niemand anders het wil doen”. Het is eerder een “ik hou van LARP en het effect dat het heeft op mensen, dus ik wil me daar graag voor inzetten”. Dus bij deze: ik wil mij graag mee inzetten, om onze hobby levend en fris te houden, om mee te durven groeien in de innovatie die ook in LARP groeit en om onze geweldig creatieve mensen de kans te geven hun creatieve, monsterlijke ei kwijt te kunnen in onze droomwerelden.

Specificatie van welke rol je jezelf ziet vervullen… De kernvraag 😀

Ik zou graag de crews ondersteunen in hun communicatie en organisatie waar nodig (denk ik aan bv. subsidieaanvragen helpen voorbereiden als we er aanspraak op kunnen maken). Het werd aangehaald tijdens de laatste AV, we zijn voor alle evenementen op zoek naar nieuw bloed. Feit is dat we voor enkele evenementen heel wat nieuw bloed krijgen, maar ze blijven zelden lang hangen. Dat lijkt me een punt van aandacht.

Maar het hoeft ook niet allemaal nieuw en extra te zijn. Ik wil extra schouders aanleveren om het werk onder te verdelen. Met een frisse blik, een gebrek aan geschiedenis (wat binnen LARPend Vlaanderen wel meespeelt in de relaties met andere vzw’s, laten we eerlijk zijn) en enkele nuttige vaardigheden.

Kiesprocedure nieuwe bestuursleden

Jesse Demuytere

• Voor: 16
• Tegen: 1
• Onthouding: 1

Jesse Demuytere is verkozen.

Joey Daemen

• Voor: 9
• Tegen: 6
• Onthouding: 3

Joey Daemen is verkozen.

Laurent Moens

• Voor: 14
• Tegen: 0
• Onthouding: 4

Laurent Moens is verkozen

Cody Demuytere

• Voor: 18
• Tegen: 0
• Onthouding: 0

Cody Demuytere is verkozen.

Freya Perdaens

• Voor: 12
• Tegen: 3
• Onthouding: 3

Freya Perdaens is verkozen.

Voorstelling veiligheidsplan

Het veiligheidsplan dat is opgesteld door Jesse en Freya is voorgesteld.

Berchem – 27/12/2018

Aanwezigen

• Tom Boeckx
• Tim Belmans
• Jan Mertens
• Saskia Leleu
• Joey Daemen
• Ken Marquetecken
• Samuel Buchta
• Ulrike Fuss
• Pieter-Jan Thijs
• Freya Perdaens
• Rene Courier
• Alain Van Den Wyngaert
• Laurent Moens
• Nicolas Vervoort
• Jorrit Vloemans
• Pieter De Meyer
• Nik Coppens
• Cody Demuytere
• Jesse Demuytere

Afsluiting boekjaar en goedkeuring verslag 2018

Verlies van €13,41. Redenen:

• Omen heeft maar 1 evenement gedaan
• Inkomsten van Aether waren minder dan vorige jaren

Oproep naar de evenementen toe: investeer het geld dat je op de rekening hebt staan. Grote kostenposten van de vzw:

• Domein
• Eten
• Drank

Afdracht voor 31/12 van het jaar van het evenement. Afrekening van jaar X binnen voor jaar X+1. Cash afhaling van Oneiros rekeningen mag NIET.

Goedkeuring van het verslag 2018 AV.

• 18 voor
• 1 onthouding

Algemene werking en communicatie met de evenementen

• Ankoria – oude crew van Ankoria is ermee gestopt. Er is een nieuwe crew. Er zijn 2 evenementen geweest in 2019. Er zijn 2 evenementen geplant in 2020.
• Vortex – Hebben een kleine pauze genomen en hebben nu een nieuw systeem en een eigen wereld. De crew is groter geworden. Er is 1 evenement geweest in 2019 dat een beetje verlies gemaakt heeft. Er waren 48 deelnemers. De prijzen van Vortex zullen een beetje omhooggaan. Het volgende Vortex evenement zal doorgaan in november 2020. Freya gaat bekijken of wij subsidies kunnen krijgen als jeugdwerking. Vortex gaat een ideaal financieel plan opstellen en dat bespreken met het bestuur.
• Haven – Moeilijke periode achter de rug, maar de doorstart is gelukt. 2 evenementen gedaan dit jaar. 2 evenementen gepland voor volgend jaar. Het spelsysteem gaat herbekeken worden. Experiment met eigen inschrijfsysteem.
• Aether – Crew is gedeeltelijk vernieuwd. 2 evenementen van 2019 waren een succes. Voor volgend jaar 2 mini’s in het voorjaar, 1 volwaardig evenement in het najaar.
• Omen – 2 evenementen gehad in 2019 die winst gemaakt hebben. Er is een baldakijn aangekocht voor de VZW. In 2020 zijn er 2 evenementen geplant. Er worden nieuwe vrijwilligers gezocht voor de keuken.
• Endtimes – niet aanwezig.

Gratis deelname bestuurders

Eind 2018 heeft het bestuur besloten om per evenement 1 bestuurders gratis te laten deelnemen. De beslissing is ter aktename aan de AV voorgelegd. Als er een evenement is zonder aanwezige bestuurder, dan zal er een telefoonnummer aan de organisatie gegeven worden waarop een bestuurder kan bereikt worden.

Stockbeheer en stockverantwoordelijke

Christoff Poel is nog steeds stockbeheerder.

• Cody organiseert een stockrevisie van de wapens en de schilden. Deadline stockrevisie Zomer 2020.
• De organisatie van Ankoria en Vortex gaat bekijken welke grote kostuums er nog in de stock bewaard blijven. Deadline stockrevisie zomer.
• Cody zal enkele alternatieve aanrijken voor latex wapens. Deadline eind januari.
• Joey bekijkt of de kledij industrieel gereinigd kan worden. Eind januari voorstel.
• Mensen zoeken om op de stockrevisie dag kleding te herstellen.

Privacy verantwoordelijke en Aanspreekpersoon integriteit

• API – we spreken 3 mannen en 3 vrouwen aan die op kosten van de vzw een cursus API willen volgen en aanspreekpersonen op Oneiros evenementen willen worden.
• Wout Gerings wordt de nieuwe privacy verantwoordelijke van de vzw.

Safety checks verplichten

Wapen en uitrustingschecks gaan opnieuw ingevoerd worden. Richtlijnen hiervoor worden opgesteld door het bestuur en samenwerking met Cody Demuytere en Jesse Demuytere.

Website Oneiros

Voorstel om online betalingen door te voeren via de website. Alle projecten zijn voor.

Vraag voor meer samenwerking rond informatica tussen de projecten. Ook online marketing bekijken. Deadline eind maart om samen te komen voor een technische meeting. Jan gaat dit organiseren.

Nieuwe evenementen

Geen nieuwe evenementen voor Oneiros in de pipeline. De crew die vroeger Avatar trokken willen een nieuw evenement starten dat meer neigt naar Nordic Larping. Zij zoeken vrijwilligers om eens te komen luisteren.

De vraag werd gesteld waarom een nieuw evenement zich bij Oneiros vzw zou aansluiten.

• Beschikking over een opstartbudget.
• Gebruik van de stock.
• Gebruik maken van technische ondersteuning.
• Wettelijk kader van een vzw.
• Burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering.

Ontslag Tim Belmans

Tim Belmans neemt ontslag als penningmeester. Cody Demuytere dient zijn kandidatuur in om de nieuwe penningmeester te worden.

Freya Perdaens is kandidaat om bestuurder te worden. Ze wil zich inzetten voor de communicatie, organisatie en structurering van de AV.

Jesse Demuytere is kandidaat om bestuurder te worden. Wil ondersteuning voor de projecten verder uitdiepen.

Joey Daemen is kandidaat om bestuurder te worden. Hij wil zich inzetten voor marketing en PR.

Algemene rondvraag

• Voorstel van EHBO-plan: het bestuur zal een standaard EHBO-plan opstellen. Evenementen mogen daarvan afwijken wanneer ze een nieuw plan bij het bestuur indienen.
• Jesse Demuytere, Cody Demuytere en Freya Perdaens maken een EHBO stappenplan om aan evenementen uit te delen.
• Freya vraagt dat er in de uitnodig van de AV een link opgenomen wordt naar het verslag van de vorige vergadering.
• Pieter vroeg zich af hoe we vanuit de vzw vals spelen kunnen aanpakken. Suggesties die naar boven kwamen waren sensibilisering, peer evaluatie en principes als play to lift.

Meerhout – 30/08/2018

Aanwezig

• Tom Boeckx
• Jan Mertens
• Tim Belmans
• Rene Courier
• Nikki Peeters
• Erik D’Aes
• Annelies van Duppen
• Christoff Poel
• Berthe Van Gils
• Ulrike Fuss
• Samuel Butcha

Goedkeuring verslag vorige AV

Stemming:

• Voor: 7
• Onthoudingen: 2
• Tegen: 0

Afsluiting boekjaar 2017

Elk evenement is verantwoordelijk voor zijn eigen boekhouding. Bonnetjes en afrekeningen dienen 10 jaar bijgehouden worden. Op basis van de inkomsten en de uitgaven dient elk evenement z’n eigen eindafrekening te maken. Afdrachten moeten sneller na het evenement gedaan worden.

De financiële toestand van de vzw is gezond. Indiening van de resultaten bij de overheid gebeurd in september.

Stand van zaken

Omen – Nikki Peeters is de nieuwe projectverantwoordelijke. Er wordt extra crew gezocht, vooral voor props. Heeft 2 evenementen gedaan in 2017. In 2018 is er 1 evenement gepland. In 2019 zullen er 2 evenementen zijn. In 2017 was er 1 winstgevend event en 1 verlieslatent event. Omen kan het verlies zelf dragen. Nikki moet nog een eigen bankkaart krijgen.

Haven – Het gaat goed met Haven. Tom Witsel verlaat de crew, Bart Colmont neemt zijn taken over. Junior stopt met de logistiek. Christoff Poel neemt zijn taken over. Anke Van Geel gaat mee voor het spelkot. Heeft 2 evenementen gedaan in 2017. In 2018 zijn er 2 evenement gepland. In 2019 zullen er 2 evenementen zijn.

Dromen van Ankoria – Nieuwe crew is enthousiast en goed bezig. Heeft 2 evenementen gedaan in 2017. In 2018 zijn er 2 evenement gepland. In 2019 zullen er 2 evenementen zijn. €35 verhoging voor spelers heeft geen daling in spelersaantal gehad.

Aether – Heeft 2 evenementen gedaan in 2018. Het eerste was een eendaags mini evenement. De kosten voor locaties en props worden te hoog voor Aether. De inschrijvingen voor het weekendevenement vielen tegen. Dat heeft een financiële put achter gelaten. Aether zal zijn inschrijvingsgeld verhogen.

End Times – Staat on hold. Team is opzoek naar scenaristen. Najaar 2019 is de streefdatum van een heropstart. Rekening wordt voorlopig stopgezet.

Vortex – Vanuit het bestuur is er een groot vertrouwensprobleem. Het bestuur zet de samenwerking met Steven Scheldeman stop als eindverantwoordelijke van project Vortex. Ulrike Fuss is de voorlopige contactpersoon. Na Vortex 7 zal er een nieuw team aangesteld worden. Voor Vortex 7 is het team nog naarstig opzoek naar figuranten. Heeft 2 evenementen gedaan in 2017. In 2018 zijn er 2 evenement gepland. Evenementen in 2019 zal bepaald worden door het nieuwe team. Voor Vortex 7 wil het bestuur een document hebben van de huidige huurder van de locatie dat de vzw de locatie kosteloos mag gebruiken. Dit document moet ten laatste op 1 september bij het bestuur zijn. Anders gaat Vortex 7 niet door. De eindafrekening voor 2017 moet voor 20 september bij het bestuur afgegeven worden.

Nieuwe stockverantwoordelijke

Christoff Poel is kandidaat stockverantwoordelijke. 

• Voor: 10
• Tegen: 0 
• Onthouden: 0

Jan zal een tweede reserve sleutel laten bijmaken en bijhouden.

Stock-revisiedag

Christoff Poel geeft ons tegen 3 september een datum voor een stock-revisiedag.

GDPR

Vereniging doet z’n best zich zo snel mogelijk te schikken naar de Europese wetgeving. Erik D’Aes is de nieuwe GDPR verantwoordelijke van de VZW.

• Voor: 9
• Tegen: 0 
• Onthouden: 0

Website Oneiros

Er waren enkele problemen met de website. De meeste zijn ondertussen verholpen. We gaan hosting veranderen om het probleem met confirmatiemails op te lossen.

Nieuwe evenementen

Die zijn er niet.

Larp demo crew

Wie zijn ze? Annelies Van Duppen, Koen De Preter, Christoff Poel, Junior Van Mirlo, Tim Gabriels, Frederick Symons, Ulrike Külcher.

Ze stonden op FACTS. In de toekomst willen ze op zoveel mogelijk verschillende beurzen en bijeenkomsten gaan.

Ze maken reclame voor alle Vlaamse Larps die dat willen. 

Ze vragen flyers van evenementen. Oneiros gaan proberen een flyer te voorzien voor de verschillende evenementen.

Algemene rondvraag

Annelies heeft een vraag van VZW Eternica. Ze stellen voor om eens samen te zitten met alle voorzitters van de Vlaamse Larp verenigingen. Het bestuur wil hier graag op ingaan.

Tom Boeckx wil weten of er andere kandidaten zijn om in het bestuur te stappen. Gemotiveerde kandidaten mogen zich altijd aanbieden.

Erik wil als regel invoeren dat geen twee Oneiros evenementen op opeenvolgende weekends mogen plaatsvinden.

Erik wil nieuwe richtlijnen uitwerken voor het inschrijvingsgeld van evenementen tegen december.

Krikke wil naar huis wat het is al laat.

Meerhout – 9/02/2017

Aanwezig

• Tom Boeckx
• Jan Mertens
• Rene Courier
• Philip Persoons
• Christoff Poel
• Wim Peeters
•  Koen De Preeter
• Annelies Van Duppen
•  Arjan Ooms
• Berthe Van Gils
•  Erik D’Aes
•  Nikki Peeters

Afsluit Saga

Heeft sinds 2004 bestaan. Belangrijke lessen geleerd. Sterke kerncrew. €1925 overgedragen naar de vzw. De rekening is leeg gemaakt en overgedragen naar Haven.

Afsluiting boekjaar 2016

Gezonde toestand. €24.000 aan werkingsmiddelen.  Ongeveer €8.000 op de algemene rekening. De rest zit bij de evenementen. Belangrijkste uitgaven voor de vzw waren huur en verzekering. Belangrijkste inkomsten waren afdrachten van evenementen, overdracht van de middelen van Saga en opbrengsten van ODC.

Haven

Haven is tevreden met Haven 1. Veel inschrijvingen. Groot enthousiasme, zowel bij figuranten als bij spelers. 125 deelnemers. Goed werkend team. Deelnemers betalen goed op tijd. Voor Haven 2 zoekt de crew nog mensen voor logistiek en de keuken. Op termijn zoekt de crew nog een extra schrijver.

Algemene werking

• Geen werkende leden, alleen leden. Als je deelneemt aan 2 Oneiros evenementen, ben je lid en heb je het jaar daarna een stem op de AV van Oneiros. Gestemd en unaniem goedgekeurd.
• Projectverantwoordelijke is de eindverantwoordelijke en is verantwoordelijk voor het goed financieel beheer. Zie document Tim Belmans.
• Ankoria gaat €5 extra vragen aan spelers om af te dragen aan Oneiros.
• Commentaar over de Colruyt, zie document.
• Stockbeheer.
  • Stock organiseren met foto’s. 10 voor. 2 onthouding.
  • Vast wasmoment. 10 voor. 2 onthouding.
  • Betaalde medewerker. 8 voor. 2 onthouding 2. Tegen 2.
  • Elk evenement stuurt iemand om de stock in groep klaar te maken. 3 voor. 4 onthouding 4. 5 tegen.
• Investering in wapens. We hebben een bestelling gedaan. Hiervoor hebben we een navraag gedaan bij alle evenementen voor welke wapens wenselijk zijn. De hele bestelling is €2000.
• Er komt een reparatiemoment aan voor wapens. Christoff Poel gaat dat organiseren.
• Er moet gezocht worden aan een betere opbergmanier voor de wapens om de levensduur te vergroten.
• We hebben stekkerblokken en verlengdraden nodig.

ODC

2016, 17 evenementen. Inkomsten €2000 + waardebonnen. Ook veel reclame gemaakt. Het huidige team biedt z’n ontslag aan. Reeds bevestigde evenementen worden afgewerkt. Oneiros zoek opvolging. Het oude team wil het nieuwe team wel ondersteunen bij een doorstart.  Arjan Ooms zet zich in voor het bibberfeest.

Als het ODC een doorstart maakt, moeten ze een eigen rekening krijgen.

Rookmachines en walkies

• De buisjes in de rookmachines zijn verduurd en kapot. Christoff Poel gaat ze meenemen om te zien of hij ze kan repareren.
• Wim Peeters gaat prijsvragen voor nieuwe antennes.

Medische fiches

Het is niet nodig. Evenementen mogen het blijven gebruiken als ze willen.

Rondvraag

• Vraag van Wim: zou een evenement willen organiseren voor een leefgroep van kinderen met een handicap. Wim zoekt mensen die willen helpen en vraagt of hij Oneiros materiaal mag lenen. Wim mag materiaal lenen voor zijn evenement
• Christoff Poel wil graag een printer van Oneiros gebruiken.
• Sven wil nog een kinderlarp organiseren. Dat mag van Oneiros.
• René Courier wil weten of er nog andere evenementen in de pipeline zitten. Het antwoord is nee.

Meerhout – 21/12/2015

Aanwezig

• Tom Boeckx
• Jan Mertens
• Berthe Van Gils
• Sven Neeus
• Annelies Van Duppen
• Tom Desmet
• Arjan Ooms
• Simon Janssens
• Thomas Luyten
• Tim Belmans
• Sofie Lys
• Erik D’Aes
• Christoff Poel
• Paul Mertens
• Enzo Blanco Lopez

Jaaroverzicht

Ankoria – Heeft 2 evenementen gedaan in 2015. Zou kunnen uitbreiden als er een zondagcrew zou komen. We denken na over hoe we onze spelers kunnen motiveren om meer eigen wapens te gebruiken. Zal nog een evenement in het voorjaar en in het najaar organiseren.  We zijn benaderd door de VRT om iets rond Ankoria te doen.

Aether –  Heeft 1 evenement gedaan in 2015. Doet voort zoals ze bezig zijn. In januari 1 mini, in mei een groot evenement. Het najaar ligt nog niet vast.

End times – Heeft 1 evenement gedaan in 2015. Plannen 2 evenementen. Voor de rest doen ze voor zoals te bezig zijn. Gaan proberen meer inschrijvingen te genereren.

Omen – Heeft 2 evenementen in 2015 gedaan die een groot succes waren. Volgend jaar plannen ze weer 2 evenementen. Ze zouden graag meer figuranten hebben.

Poort – Is gestopt na een laatste evenement begin 2015.

Saga  – Stopt ermee in 2016. Ze hopen op een heel groot evenement met 200 figuranten. Ze heopen een financieel gebaar naar Haven te kunnen doen. Misschien komen er nog wat losse, kleine dingen, maar niks groot meer.

Vortex – 2 evenementen volgend jaar. Ze doen voort zoals ze bezig zijn. Ze zijn van plan ook in 2016 2 evenementen te organiseren.

Voorstelling nieuwe projecten

Haven – Willen graag de inschrijvingen vroeg openen om een zicht te hebben op wie er allemaal meegaat. Er zijn al meer dan 70 spelers die graag willen meedoen.  In januari komen de spelregels online. Stemming bij de werkende leden om Haven onder Oneiros  te organiseren: 5 voor, 0 tegen, 0 onthoudingen. Haven is opzoek naar figuranten die zich willen engageren voor rollen die over meerdere evenementen lopen.

Financiën

Er zijn afdrachten nodig voor de hoofdrekening die aan de lage kant is. Op de rekeningen van de individuele projecten staat genoeg geld, dus dat komt wel goed.

Penningmeester Berthe Van Gils wil ontslag nemen. 5 stemmen voor. 0 stemmen tegen. 0 onthoudingen. Tim Belmans is kandidaat om nieuwe penningmeester te worden.

Afspraken rond deelnemers

• We herinneren iedereen er aan om het huisreglement te lezen aangaande terugbetalingen van deelnemers die annuleren.
• Projecten gaan strenger optreden tegen late betalingen en wanbetalers.

Stock

• Bekijk een datum in februari om stock opruim te doen.
• We bekijken andere locaties. Het magazijn van Cliff Marquetecken is een optie.
• Wapens zijn aan herstelling nodig. Christoff Poel engageert zich om dat te trekken.
• Voorstel om nieuwe wapens te bestellen via Olivier Gubbels.
• Kleding moet gewassen en hersteld worden.
• Kookpotten moeten gemarkeerd worden. Dat is nog niet gelukt omdat de potten te hard zijn voor een gewone dremel.

ODC

Evaluatie – ODC heeft goed werk geleverd het afgelopen jaar. Er zijn verschillende nieuwe deelnemers die zich aangemeld hebben bij Oneiros evenementen via het ODC.

Reorganisatie – Fred Colman geeft het bestuur van het ODC over aan Annelies Van Duppen en Tom Desmet.

Afspraken – Tom Boeckx heeft een reeks afspraken opgesteld.

Nachtkronieken

Als Oneiros kan, willen we nachtkronieken graag logistiek en met props ondersteunen.

USE project

Tom Boeckx vraagt of er vrijwilligers zijn binnen Oneiros om een evenement op poten te zetten. USE is een opstartend initiatief in Noord Brabant, Nederland, dat het medium LARP wil gebruiken om de verbondenheid tussen de 5 grootste steden in Noord Brabant wil bevorderen. Om het project op te starten, zoeken ze 5 LARP organisaties die met hun financiële en logistieke steun een evenement willen organiseren.

Voorzitterschap

De aanwezigen stellen hun vertrouwen in Tom als voorzitter die zijn functie combineert met commerciële  activiteiten die ook te maken hebben met LARP.

Rondvraag

• Tim Belmans wil dat afdrachten binnen 2 maanden gedaan worden.
• Arjan vraagt dat het bestuur intenties van vrijwilligers beter opvolgen.
• Annelies wilt webstek op Oneiros site.
• Documenten voor afrekening.
• Documenten om als minderjarige mee te doen.
• Website (andere evenementen)
• Tom wil functie werkend lid weg.
• Tom wil dat de statuten worden aangepast.
• Tom wil dat het nieuwe adres wordt aangepast.

15 december 2014

Aanwezig

• David Cattoir
• Danny De Vos
• Tom Boeckx
• René Courier
• Enzo Blanco Lopez
• Bard Neeus
• Ken Marquetecken
• Tim Belmans
• Bethe Van Gils
• Ronald Geentjens
• Fred Colman
• Nordin Boutchicha
• Jan Mertens

Per definitie, iedereen die er niet is, is verontschuldigd.

Verslag van AV 2014 is goedgekeurd.

Jaaroverzicht evenementen

Aether – Hebben 1 volwaardig evenement gedaan in 2014, en 1 mini evenement. Doet voort zoals ze bezig, met als richtdoel de afdracht te halen. 2 evenementen gepland in 2015.

Ankoria – Hebben 2 volwaardig evenementen gedaan in 2014. Doet voort zoals ze bezig zijn. 2 evenementen gepland in 2015.

Omen – Hebben 2 volwaardige evenement gedaan in 2014. Doet voort zoals ze bezig zijn. 2 evenementen gepland in 2015. Afrekeningen in orde.

Saga – 2 evenementen gepland, maar er is er maar 1 door gegaan. Afrekeningen in orde. 2 evenementen gepland in 2015. Saga gaat in ieder geval door tot 20 evenementen.

Poort – Gaat stoppen in 2015. Verder geen nieuws.

Vortex – 1 evenement gepland voor 2015.

Rekeningstanden van de VZW

Samenwerking met ING blijft problematisch. Voorstel om over te schakelen naar Record Bank is goed gekeurd. Bertje gaat er werk van maken. De projectverantwoordelijke beloven de papieren die ze toegestuurd krijgen van Bertje binnen de maand ingevuld terug te sturen naar haar.

Werkingsgeld van de VZW wordt gebruikt voor de huur en onderhoud van de stock, de verzekering en voor VDSC.

Oneiros Demo Crew

Vrijwilligers die larp demo’s willen geven om de hobby bekend te maken bij een groter publiek. Ze willen ondersteuning geven aan Vortex. Inspelen op specifieke vragen van bedrijven en organisaties. Organiseren van evenementen om informatie te verspreiden. Gerichte demo’s voor gevechten, vaardigheden en wapens en kledij. 3 evenementen gepland in 2015. Graag zouden ze de stock en de verzekering van Oneiros gebruiken. Ze hebben daar toestemming voor.

Rollenspel in woord en beeld

Mediahuizen aanschrijven om LARP op een serieuze manier in beeld te brengen. ODC bekijkt het eens. Misschien ook de hand uitreiken naar Quondam.

Rondvraag

• Enzo is opzoek naar een andere, grotere locatie voor de stock. Samen met David is hij alles in de stock in een databank aan het zetten.
• Bard zou willen dat kleding uitgezocht en gerepareerd zou worden. We gaan daar begin 2015 werk van maken.
• Ankoria kan alleen groeien als er meer crew komt.
• Ronald gaat waarschijnlijk 3d printer aanschaffen.  Fred kan daar bij helpen.
• Voedingsveld -> brengt eigen eten mee moet erbij.
• Enzo gaat de kookpotten met een dremel te lijf om ze te markeren.
• David en Jan werken verder aan de site.
• We herbekijken het statuut van werkend lid op een speciale AV.
• Danny gaat de maliën herstellen.
• Rookmachines zijn leeg. Wim contacteren.
• Enzo gaat voorgedragen worden als nieuw bestuurslid op de speciale AV. We gaan wachten met de aanpassingen in het staatsblad wanneer dat alles rond is.

Aanwezigen

• Arjan Ooms
• Wim Peeters
• René Courier
• Tom Boeckx
• Berthe Van Gils
• Jan Mertens
• Rob Berghmans
• Ken Marquetecken
• Jeremy Naus
• Koen  Rutten
• Eddy Claessens
• Jan de Smet

Samenvatting

BTW -> We houden het in het oog

Collect en Go is goedkoper van Collivery

Er is geen kwijting van het bestuur

Acte genomen van ontslag van Rob Berghmans als bestuur en werkend lid.

Communicatie van het bestuur om nieuwe secretaris te vinden. Wachten tot na ingame van Poort.

Inschrijvingsgeld wordt niet opgelegd zolang geen beslissing genomen is.

Projectverantwoordelijken stellen plan op om een boodschap te lanceren met vraag om tijdig te betalen.

Aangetekend schrijven naar het bestuur gaat altijd gepaard met een email. We proberen aangetekend schrijves te vermijden.

Sponsors aanspreken voor bannering (Tom)

Stock is verhuisd naar een andere locatie door René. Geen Golems meer 🙁 Stock moet blijven onderhouden worden. Projecten maken een lijst op van privé stock. Aanhangwagen blijft bij Eddy.

Waar zijn de beters die Morissette liet maken? Rob gaat daar achteraan.

Datum afspreken voor werking VZW.

We gaan opzoek naar mensen die Oneiros willen vertegenwoordigen op beurzen.

Evenement op site voor Jeremy

Jan de Smet is aangesteld tot werkend lid.

Beslissing rond Benjamin wordt uitgesteld.

We gaan nadenken over de status van werken lid.

Antwerpen – 12/07/2012

Aanwezig

• Maarten De Puysseleir
• Arjan Ooms
• Jeremy Naus
• Tim Theuns
• Cathy Naulaerts
• Patrick Van Nierop
• Rob Berghmans
• Berthe Van Gils
• Koen Rutten
• Martijn Kruining
• Tom Boeckx
• René Courier
• Jan Mertens
• Ken Marquetecken
• LARS vzw Kevin en Sandra

Verontschuldigd: Gerard Vandevoir, Lin Tulfer,

vraag van Rob

Oneiros ontbinden of niet?

Argumenten

• VZW kan opnieuw beginnen
• Er is smet op de naam Oneiros
• Korte pijn kan beter zijn dan alles te laten aanslepen

Vragen

• Is de vzw financieel gezond? – Zie hieronder
• Staan er nog facturen open? – Buiten een paar recente facturen is alles betaald.

Opmerkingen

• Dit is niet de eerste keer dat er crisis is. Bestuur is er al vaker mee gestopt en dan terug begonnen enz enz.
• Is het geen optie om eventueel met een bestaande vzw aan te sluiten?

Huidige situatie

• Oneiros staat er financieel goed voor op voorwaarde dat we iets aan de stock doen die nu bij Shurgard staat
• LARS vzw wil eventueel gaan samenwerken of zelfs samensmelten

Stof tot nadenken. Verder met de rest van de vergadering:

Kwijting bestuur

2011 = OK

Kandidatuur nieuwe effectieve leden

• Martijn Kruining: Unaniem OK
• Arjan Ooms: Unaniem OK
• Ken Marquetecken: Unaniem OK

Ontslag effectieve leden

• Sven v Peteghem: Akte genomen

Kandidatuur nieuwe leden raad van bestuur

• Tom Boeckx (voorzitter) : Unaniem OK
• Rene Courier (Stockbeheer) : Unaniem OK
• Berthe Van Gils (Penningmeester) : Unaniem OK
• Jan Mertens (Secretaris + webmaster) : Unaniem OK

Ontslag leden raad van bestuur

• Cathy Naulaerts: Akte genomen
• Maarten de Puysseleir: Akte genomen

Adreswijziging vzw

Wordt nu Scheihagenstraat 73, 2550 Kontich

Praktische zaken

• Koen Rutten wil niet langer inspringen voor de boekhouding. Moet overgedragen worden aan Berthe.
• Koen wil ook geen webmaster meer zijn: Wordt overgedragen aan Jan.
• Sleutels stock. Zitten momenteel bij Rene, Wim en Edwin Deekens

Nieuwe stocklocatie

LARS vzw heeft een mogelijke locatie in Merksem voor 485 euro per maand.

Eventueel bekijken of de locatie kan gedeeld worden met andere vzw’s want niet iedereen kan een groot bedrag op tafel leggen voor stockverhuur. (Voorstel: Oneiros, LARS, Alcharion, Arrowhead events)
Verder nog bekijken.

Rondvraag

Niemand iets te melden.