Verslag Speciale AV 2020

Berchem – 6/3/2020

Aanwezigen

• Tom Boeckx
• Tim Belmans
• Jan Mertens
• Saskia Leleu
• Joey Daemen
• Pieter-Jan Thijs
• Freya Perdaens
• Laurent Moens
• Nicolas Vervoort
• Jorrit Vloermans
• Nik Coppens
• Cody Demuytere
• Jesse Demuytere
• Raf Verstrepen
• Annelies Van Duppen
• Lies Bex
• Nikki Peeters
• Bertje Van Gils
• Joey Daemen

Ontslag en kwijting Penningmeester Tim Belmans

• Voor: 13
• Tegen: 0
• Onthouding: 4

Ontslag van Tim is aanvaard.

Voorstelling kandidaat-bestuursleden

Jesse Demuytere. Motivatie – Professionalisering, beter samenwerking met de evenementen, en duidelijk beleid van de VZW naar de evenementen toe, op het vlak van diensten, maar ook op het vlak van rechten en plichten.

Noem het wat je wil, op de vergadering hadden we het liaison evenementen genoemd, maar er is volgens mij noodzaak aan iemand die instaat voor het bundelen van de visies en standpunten van zowel de projecten als de VZW. Het bestuursorgaan heeft nood aan uitbreiding, want met drie overbezette bestuurders blijkt er een duidelijke lag te zitten tussen vragen/ideeën/projecten en het daadwerkelijk uitvoeren ervan. Nieuw opgestarte VZW-brede initiatieven zoals het opstellen van de richtlijnen voor wapens, aanstelling API’s, veiligheidsplan moeten kordaat opgevolgd worden. Tevens zijn er andere initiatieven, waaronder stockdagen, waarvoor een goede wisselwerking tussen de projecten en de VZW nodig zijn.

Ook is er noodzaak aan het bundelen van de knowhow en ontwikkelde tools tussen projecten en VZW, om het aantrekkelijker te maken voor nieuwe evenementen om op te starten onder de Oneiros-banier.

Met mijn kandidatuur beoog ik in te staan voor het opvolgen van VZW-brede werkgroepen en projecten, omdat ik stellig ben overtuigd van de noodzaak van een overkoepelend orgaan, dat meer doet dan bankrekening en stock voorzien.

Joey Daemen

LARP is een passie geworden. Naast zelf spelen, amuseer ik mij ook met het uitwerken van plotlijnen, het maken van props en het zelf het hele logistieke gebeuren. Als het financieel haalbaar was, liet ik het programmeren achterwege en maakte ik van event-coördinaten mijn job.

Naast Oneiros speel ik al langer met eigen initiatieven met variabele staat van succes om LARP te helpen promoten: ik heb enkele jaren geleden wat verkenning gedaan rond een LARP beurs in Vlaanderen, de site larp.vlaanderen moest een portaal zijn voor alle LARPs die in Vlaanderen actief zijn en ik wou daar graag ook een blog / nieuws sectie aan toevoegen. Uiteindelijk heeft enkel de portaalsite het overleeft.

Mijn persoonlijke doelen en die van Oneiros lijken dus op 1 lijn te zitten: LARP promoten. Die initiatieven wil ik graag verderzetten en uitbreiden onder de vlag van Oneiros.

Ik wil graag de rol van CMO (Chief Marketing Officer) op mij nemen. Die term uit de zakenwereld leunt het dichtste aan met wat ik wil bereiken binnen Oneiros.

Op dit moment benaderd de organisatie de doelstelling ‘LARP promoten’ nogal passief. Daar wens ik verandering in te brengen.

Ik wil dan ook mijn schouders zetten onder een aantal concrete projecten:

1. https://larp.vlaanderen rebranden zodat de site binnen de Oneiros-familie past, zonder daarbij andere projecten af te schrikken.
2. Van larp.vlaanderen de referentie-site maken waar enthousiaste leden nieuwe larp naartoe sturen om informatie in te winnen over LARP.
3. Nieuws over onze hobby en onze vereniging actief uitdragen via sociale media, bundelen op een nieuws- of blog-style.
4. Budgetten opstellen om actief reclame te maken voor Oneiros evenementen. Onze hobby blijft obscuur, maar hoeft dat niet te blijven.
5. Traditionele media informeren over speciale edities van onze evenementen, bijvoorbeeld de jubileumeditie Aether 10.
6. Oneiros zo aantrekkelijk mogelijk maken voor nieuwe evenementen. De beste thuis voor eender welke LARP-organisatie, is binnen de Oneiros familie.
7. Een project opstarten onder de werktitel ‘Foam Fantasy Festival’. Onze hobby begint matuur genoeg te worden om zijn eigen beurs te hebben: beginnende met een klein dag-evenement en vanuit dat startpunt zien we hoe het groeit, volgens de bestaande filosofie dat Oneiros evenementen zelf-bedruipend horen te zijn. FFF moet een aantal ideeën en initiatieven samenbrengen met activiteiten zoals sprekers die zich verdiepen in LARP Theory, chamber-larps, workshops rond LARP-safe prop, weapon en costume-crafting, commerciële standjes van de bekende vendors in onze sector, duellen en NERF Wars. Waar FACTS faalt in het engageren van hun deelnemers, wil ik bezoekers activeren zodat veteranen iets kunnen bijleren en nieuwelingen de smaak te pakken krijgen.

Ik hoop dat jullie mijn kandidatuur bij deze aanvaarden en voorleggen ter stemming op de speciale AV.

Laurent Moens

Bij deze stel ik me graag kandidaat als promotieverantwoordelijke. Dat wil zeggen dat ik me concreet graag wil bezighouden met kenbaarder en toegankelijker maken van onze hobby-annex-vzw, doormiddel van on-en-offline manieren. Ook wil ik graag de communicatie aanzwengelen tussen de projecten, maar evengoed buiten de grenzen van de vzw heen.

De motivatie hiervoor is eenvoudig; het lijkt me een pivotaal pijnpunt waarin ik hoop te kunnen bijdragen met de paar skills die ik dan bezit. Of gewoon met koekjes.

Cody Demuytere

Als jonge gast van (morgen) 25 jaar oud met toch al 10 jaar ervaring in het LARP-wereldje werd het tijd om iets terug te doen voor de hobby, en de VZW, die mijn avonturen mogelijk heeft gemaakt. Ik breng een vernieuwende blik op de zaak, met een doorgedreven zin voor professionalisering, zonder de nodige eerbied aan de essentie en waarden van Oneiros te verloochenen.

Vanuit mijn professionele achtergrond acht ik mij geschikt om de positie van Penningmeester in het bestuur op te nemen.

Mijn speerpunten tijdens deze benoeming draaien dan ook rond de algehele logistieke en economische efficiëntie van de VZW minstens te behouden en waar mogelijk te vergroten; ondermeer door het nagaan van sponsoringsmogelijkheden, een verder doorgezet stockbeheer in samenspraak met de stockverantwoordelijke en het nauwgezet opvolgen van de event-boekhouding.

Freya Perdaens

Motivatie waarom je het bestuur wil vervoegen…

Wanneer ik om me heen kijk, ben ik nog een groentje binnen LARPend Vlaanderen. De meesten spelen al sinds hun tienerjaren. Maar of ze zich nog de tijd van de gordijnen als cape herinneren, of net altijd hun spullen online konden aanschaffen; iedereen is het er roerend over eens dat LARP niet uit zichzelf blijft bestaan. Naast de geweldige mensen die met een latex zwaard door een bos willen lopen, heb je geschifte maften nodig die hun hersenkronkels in ganser werelden gieten. Maar zoals in elke vereniging heb je ook die mensen nodig die achter de schermen de duffe, administratieve zaken op orde houden. En dat is nooit een dankbare taak. Getuige daarvan de moeite om meer dan het minimum vereist aantal mensen te vinden (wat aangegeven werd op de laatste AV).

Nu, het is geen kwestie van “ik doe het wel omdat niemand anders het wil doen”. Het is eerder een “ik hou van LARP en het effect dat het heeft op mensen, dus ik wil me daar graag voor inzetten”. Dus bij deze: ik wil mij graag mee inzetten, om onze hobby levend en fris te houden, om mee te durven groeien in de innovatie die ook in LARP groeit en om onze geweldig creatieve mensen de kans te geven hun creatieve, monsterlijke ei kwijt te kunnen in onze droomwerelden.

Specificatie van welke rol je jezelf ziet vervullen… De kernvraag 😀

Ik zou graag de crews ondersteunen in hun communicatie en organisatie waar nodig (denk ik aan bv. subsidieaanvragen helpen voorbereiden als we er aanspraak op kunnen maken). Het werd aangehaald tijdens de laatste AV, we zijn voor alle evenementen op zoek naar nieuw bloed. Feit is dat we voor enkele evenementen heel wat nieuw bloed krijgen, maar ze blijven zelden lang hangen. Dat lijkt me een punt van aandacht.

Maar het hoeft ook niet allemaal nieuw en extra te zijn. Ik wil extra schouders aanleveren om het werk onder te verdelen. Met een frisse blik, een gebrek aan geschiedenis (wat binnen LARPend Vlaanderen wel meespeelt in de relaties met andere vzw’s, laten we eerlijk zijn) en enkele nuttige vaardigheden.

Kiesprocedure nieuwe bestuursleden

Jesse Demuytere

• Voor: 16
• Tegen: 1
• Onthouding: 1

Jesse Demuytere is verkozen.

Joey Daemen

• Voor: 9
• Tegen: 6
• Onthouding: 3

Joey Daemen is verkozen.

Laurent Moens

• Voor: 14
• Tegen: 0
• Onthouding: 4

Laurent Moens is verkozen

Cody Demuytere

• Voor: 18
• Tegen: 0
• Onthouding: 0

Cody Demuytere is verkozen.

Freya Perdaens

• Voor: 12
• Tegen: 3
• Onthouding: 3

Freya Perdaens is verkozen.

Voorstelling veiligheidsplan

Het veiligheidsplan dat is opgesteld door Jesse en Freya is voorgesteld.