Huishoudelijk reglement ter aanvulling van de Algemene Voorwaarden

1         Verantwoordelijkheden projectverantwoordelijke

1.1        Organisatie event

De projectverantwoordelijke staat in voor het tijdig boeken en vastleggen van de locaties van zijn/haar evenementen. Tevens delegeert hij/zij bijkomende taken hieraan verbonden aan zijn/haar team van vrijwilligers. De Projectverantwoordelijke is verantwoordelijk voor alle documenten en administratie eigen aan de evenementen, en hij/zij legt deze voor bij het Bestuur ten laatste 30 kalenderdagen na afloop van een evenement.

Een evenement onder VZW Oneiros bestaat niet als aparte rechtspersoon, en als dusdaning blijft dit evenement integraal deel van de VZW. Projectverantwoordelijken worden door de Raad van Bestuur gemachtigd om evenementen te organiseren als vrijwilliger, en hebben geen vertegenwoordigingsrecht van de VZW inzake gerechtelijke of officiële aangelegenheden.

1.2        Budget en financiën

Met goedkeuren van het Bestuur beslist de projectverantwoordelijke over de uitgaven voor zijn/haar event. Hierin wordt steeds de belangen van de VZW vooropgesteld.

Hij/zij is hoofdelijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor de besteding en afrekening van de ter beschikking gestelde gelden.

De projectverantwoordelijk beheert het geld als een goede huisvader.

Alle gelden ter beschikking gesteld door de vereniging, alsook alle daaruit voortvloeiende aangekochte rekwisieten en documenten voor het evenement gecreëerd blijven eigendom van VZW Oneiros. Een “evenement”, noch zijn vrijwilligers, kan geen aanspraak maken op eigendommen van de VZW, die door de Raad van Bestuur kan beschikken naar believen over deze middelen.

1.3        Team

Het staat de projectverantwoordelijke vrij om vrijwilligers in te schakelen, die het Team opmaken.

Wie en hoeveel is zijn/haar beslissing (binnen de mate van het redelijke). Het evenement beslist vrij omtrent de noodzaak om een bijdrage aan te vragen aan de Teamleden voor de evenementen waaraan zij meewerken.

Een evenement mag beslissen om een vrijwilligersvergoeding uit te keren aan haar Teamleden of externe vrijwilligers, cfr. de wettelijk vastgestelde maximumbedragen, we refereren hiervoor naar de template vrijwilligersvergoeding van de VZW.

1.4        Inschrijvingen

Inschrijvingen voor een evenement gebeuren altijd via de inschrijvingsmodule op de website.

De projectverantwoordelijke kan op eigen verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid personen weigeren (uiteraard kan hij/zij de wet op de discriminatie hierbij niet overtreden), hij/zij dient hiervan de Raad van Bestuur schriftelijk op de hoogte te brengen met een gegronde reden van uitsluiting. Deze weigering kan zowel op voorhand gebeuren, als tijdens de evenementen zelf als hiervoor gegronde reden is.

Hij/zij dient wel rekening te houden met eventuele herroeping van het bestuur aangaande uitsluitingen en/of schorsingen.

1.5        Veiligheid

De projectverantwoordelijke van ieder evenement dient ten laatste 3 weken voor aanvang van het evenement haar veiligheidsplan overmaken aan het bestuur.  Deze procedure wordt in detail omschreven in het document getiteld “Oneiros vzw – Veiligheidsplan” waarvan elke projectverantwoordelijke wordt geacht een exemplaar te hebben gelezen.

2         “Mini” evenementen

2.1        Organisatie

Enkel Oneiros vzw en diens vertegenwoordigers mogen evenementen organiseren gebruikmakend van de intellectuele eigendom van Oneiros vzw. Indien deelnemers wensen een evenement te organiseren gebruikmakend van die eigendom, contacteren zij hiervoor de projectverantwoordelijke van het desbetreffende evenement. De projectverantwoordelijke kan dit ten allen tijde zonder verantwoording weigeren.

Bij expliciete toestemming van de projectverantwoordelijke, stelt deze het bestuur schriftelijk op de hoogte. Vanaf dan wordt het evenement georganiseerd met gedeelde verantwoordelijkheid van de projectverantwoordelijke, en de verantwoordelijke van de mini. Zij staan samen in voor de organisatie, budget en inschrijvingen cfr. 1.1-1.4, en de verdere delen 3 en 4 van dit reglement. Kort samengevat wilt dit zeggen:

• Er wordt een budget opgesteld en voorgelegd aan de Penningmeester van het bestuur
• Eventuele inkomsten komen exclusief toe aan Oneiros vzw en het respectievelijke organiserende evenement
• De projectverantwoordelijke en verantwoordelijke van de mini zijn hoofdelijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor de besteding en afrekening van de ter beschikking gestelde gelden.
• De inschrijvingen gebeuren via de inschrijvingsmodule op de website
• Er wordt een afdracht betaald.

3         Budget reglement

3.1        Toekennen

Een budget wordt toegekend door de penningmeester, en kan niet worden toegekend aan een event indien :

1. Er niet tijdig de afrekening(en) van (de)(het) voorgaande events werd(en) ingeleverd.
2. Er geen budgetplan kan worden aangeleverd, waarin positieve cijfers worden aangetoond.
3. Er geen Projectverantwoordelijke is voor het project.

3.2        Afdracht

Elk evenement is een afdracht verschuldigd aan de VZW (ter dekking van de algemene kosten van de VZW). De bepaling van deze afdracht hangt af van verschillende factoren waaronder (i)(het aantal betalende deelnemers aan dat evenement, (ii) de kostprijs van het evenement en (iii) de periodiciteit van dat evenement.

Afdrachten worden integraal afgehouden van het toegekende budget aan een evenement. Deze procedure wordt in detail omschreven in het document getiteld “Oneiros vzw – Regels Boekhouding” waarvan elke projectverantwoordelijke wordt geacht een exemplaar te hebben gelezen.

4         Waarschuwingen – uitsluitingen

4.1        Waarschuwingen

De raad van bestuur of de projectverantwoordelijke kan aan een deelnemer van een event een waarschuwing geven indien niet toelaatbaar gedrag vertoond wordt.

De projectverantwoordelijk dient het Bestuur schriftelijk op de hoogte te brengen van uitgevaardigde waarschuwingen. Deze waarschuwingen worden “overgedragen” naar alle evenementen van VZW Oneiros.

Onder niet toelaatbaar gedrag wordt onder andere verstaan :

1. Flagrante overtreding van geldende morele regels of richtlijnen.
2. Terugkerend ongepast gedrag :  te hard slaan, viseren van hoofd, ongeoorloofd fysiek contact bij gevechten, …
3. Racistische opmerkingen.
4. Overlast door misbruik van verboden middelen of alcohol.
5. Alle gedrag dat volgens de geldende moraal en/of geest van de vereniging als ontoelaatbaar beschouwd wordt.

Projectverantwoordelijken hebben, zoals onder 1.4 beschreven, het recht iemand onmiddellijk toegang tot hun evenement te weigeren bij uitzonderlijke gevallen.

Bij elke waarschuwing zal de deelnemer het recht krijgen zich bij het bestuur te verantwoorden.

Het bestuur kan daarbij bij gewone meerderheid beslissen om de waarschuwing te seponeren of te bekrachtigen.

Een waarschuwing blijft gedurende 1 jaar geldig (tenzij het bestuur anders beslist).

Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.

4.2        Uitsluiting van alle evenementen van de VZW

Na herhaaldelijke waarschuwingen kan het bestuur beslissen tot uitsluiting van een deelnemer. De termijn van deze uitsluiting zal afhankelijk gemaakt worden van de ernst van de feiten.  De deelnemer kan zich ten opzichte van het bestuur verantwoorden, zij beslissen dan per gewone meerderheid of de uitsluiting geseponeerd of bekrachtigd wordt.

Het bestuur brengt de deelnemer schriftelijk op de hoogte (per brief of e-mail) van de beslissing.

Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.