Meerhout - 30/08/2018

Aanwezig

  • Tom Boeckx
  • Jan Mertens
  • Tim Belmans
  • Rene Courier
  • Nikki Peeters
  • Erik D’Aes
  • Annelies van Duppen
  • Christoff Poel
  • Berthe Van Gils
  • Ulrike Fuss
  • Samuel Butcha

Goedkeuring verslag vorige AV

Stemming:

  • Voor: 7
  • Onthoudingen: 2
  • Tegen: 0

Afsluiting boekjaar 2017

Elk evenement is verantwoordelijk voor zijn eigen boekhouding. Bonnetjes en afrekeningen dienen 10 jaar bijgehouden worden. Op basis van de inkomsten en de uitgaven dient elk evenement z’n eigen eindafrekening te maken. Afdrachten moeten sneller na het evenement gedaan worden.

De financiële toestand van de vzw is gezond. Indiening van de resultaten bij de overheid gebeurd in september.

Stand van zaken

Omen – Nikki Peeters is de nieuwe projectverantwoordelijke. Er wordt extra crew gezocht, vooral voor props. Heeft 2 evenementen gedaan in 2017. In 2018 is er 1 evenement gepland. In 2019 zullen er 2 evenementen zijn. In 2017 was er 1 winstgevend event en 1 verlieslatent event. Omen kan het verlies zelf dragen. Nikki moet nog een eigen bankkaart krijgen.

Haven – Het gaat goed met Haven. Tom Witsel verlaat de crew, Bart Colmont neemt zijn taken over. Junior stopt met de logistiek. Christoff Poel neemt zijn taken over. Anke Van Geel gaat mee voor het spelkot. Heeft 2 evenementen gedaan in 2017. In 2018 zijn er 2 evenement gepland. In 2019 zullen er 2 evenementen zijn.

Dromen van Ankoria – Nieuwe crew is enthousiast en goed bezig. Heeft 2 evenementen gedaan in 2017. In 2018 zijn er 2 evenement gepland. In 2019 zullen er 2 evenementen zijn. €35 verhoging voor spelers heeft geen daling in spelersaantal gehad.

Aether – Heeft 2 evenementen gedaan in 2018. Het eerste was een eendaags mini evenement. De kosten voor locaties en props worden te hoog voor Aether. De inschrijvingen voor het weekendevenement vielen tegen. Dat heeft een financiële put achter gelaten. Aether zal zijn inschrijvingsgeld verhogen.

End Times – Staat on hold. Team is opzoek naar scenaristen. Najaar 2019 is de streefdatum van een heropstart. Rekening wordt voorlopig stopgezet.

Vortex – Vanuit het bestuur is er een groot vertrouwensprobleem. Het bestuur zet de samenwerking met Steven Scheldeman stop als eindverantwoordelijke van project Vortex. Ulrike Fuss is de voorlopige contactpersoon. Na Vortex 7 zal er een nieuw team aangesteld worden. Voor Vortex 7 is het team nog naarstig opzoek naar figuranten. Heeft 2 evenementen gedaan in 2017. In 2018 zijn er 2 evenement gepland. Evenementen in 2019 zal bepaald worden door het nieuwe team. Voor Vortex 7 wil het bestuur een document hebben van de huidige huurder van de locatie dat de vzw de locatie kosteloos mag gebruiken. Dit document moet ten laatste op 1 september bij het bestuur zijn. Anders gaat Vortex 7 niet door. De eindafrekening voor 2017 moet voor 20 september bij het bestuur afgegeven worden.

Nieuwe stockverantwoordelijke

Christoff Poel is kandidaat stockverantwoordelijke. 

  • Voor: 10
  • Tegen: 0 
  • Onthouden: 0

Jan zal een tweede reserve sleutel laten bijmaken en bijhouden.

Stock-revisiedag

Christoff Poel geeft ons tegen 3 september een datum voor een stock-revisiedag.

GDPR

Vereniging doet z’n best zich zo snel mogelijk te schikken naar de Europese wetgeving. Erik D’Aes is de nieuwe GDPR verantwoordelijke van de VZW.

  • Voor: 9
  • Tegen: 0 
  • Onthouden: 0

Website Oneiros

Er waren enkele problemen met de website. De meeste zijn ondertussen verholpen. We gaan hosting veranderen om het probleem met confirmatiemails op te lossen.

Nieuwe evenementen

Die zijn er niet.

Larp demo crew

Wie zijn ze? Annelies Van Duppen, Koen De Preter, Christoff Poel, Junior Van Mirlo, Tim Gabriels, Frederick Symons, Ulrike Külcher.

Ze stonden op FACTS. In de toekomst willen ze op zoveel mogelijk verschillende beurzen en bijeenkomsten gaan.

Ze maken reclame voor alle Vlaamse Larps die dat willen. 

Ze vragen flyers van evenementen. Oneiros gaan proberen een flyer te voorzien voor de verschillende evenementen.

Algemene rondvraag

Annelies heeft een vraag van VZW Eternica. Ze stellen voor om eens samen te zitten met alle voorzitters van de Vlaamse Larp verenigingen. Het bestuur wil hier graag op ingaan.

Tom Boeckx wil weten of er andere kandidaten zijn om in het bestuur te stappen. Gemotiveerde kandidaten mogen zich altijd aanbieden.

Erik wil als regel invoeren dat geen twee Oneiros evenementen op opeenvolgende weekends mogen plaatsvinden.

Erik wil nieuwe richtlijnen uitwerken voor het inschrijvingsgeld van evenementen tegen december.

Krikke wil naar huis wat het is al laat.