Meerhout - 21/12/2015

Aanwezig

  • Tom Boeckx
  • Jan Mertens
  • Berthe Van Gils
  • Sven Neeus
  • Annelies Van Duppen
  • Tom Desmet
  • Arjan Ooms
  • Simon Janssens
  • Thomas Luyten
  • Tim Belmans
  • Sofie Lys
  • Erik D'Aes
  • Christoff Poel
  • Paul Mertens
  • Enzo Blanco Lopez

Jaaroverzicht

Ankoria - Heeft 2 evenementen gedaan in 2015. Zou kunnen uitbreiden als er een zondagcrew zou komen. We denken na over hoe we onze spelers kunnen motiveren om meer eigen wapens te gebruiken. Zal nog een evenement in het voorjaar en in het najaar organiseren.  We zijn benaderd door de VRT om iets rond Ankoria te doen.

Aether -  Heeft 1 evenement gedaan in 2015. Doet voort zoals ze bezig zijn. In januari 1 mini, in mei een groot evenement. Het najaar ligt nog niet vast.

End times - Heeft 1 evenement gedaan in 2015. Plannen 2 evenementen. Voor de rest doen ze voor zoals te bezig zijn. Gaan proberen meer inschrijvingen te genereren.

Omen - Heeft 2 evenementen in 2015 gedaan die een groot succes waren. Volgend jaar plannen ze weer 2 evenementen. Ze zouden graag meer figuranten hebben.

Poort - Is gestopt na een laatste evenement begin 2015.

Saga  - Stopt ermee in 2016. Ze hopen op een heel groot evenement met 200 figuranten. Ze heopen een financieel gebaar naar Haven te kunnen doen. Misschien komen er nog wat losse, kleine dingen, maar niks groot meer.

Vortex - 2 evenementen volgend jaar. Ze doen voort zoals ze bezig zijn. Ze zijn van plan ook in 2016 2 evenementen te organiseren.

Voorstelling nieuwe projecten

Haven - Willen graag de inschrijvingen vroeg openen om een zicht te hebben op wie er allemaal meegaat. Er zijn al meer dan 70 spelers die graag willen meedoen.  In januari komen de spelregels online. Stemming bij de werkende leden om Haven onder Oneiros  te organiseren: 5 voor, 0 tegen, 0 onthoudingen. Haven is opzoek naar figuranten die zich willen engageren voor rollen die over meerdere evenementen lopen.

Financiën

Er zijn afdrachten nodig voor de hoofdrekening die aan de lage kant is. Op de rekeningen van de individuele projecten staat genoeg geld, dus dat komt wel goed.

Penningmeester Berthe Van Gils wil ontslag nemen. 5 stemmen voor. 0 stemmen tegen. 0 onthoudingen. Tim Belmans is kandidaat om nieuwe penningmeester te worden.

Afspraken rond deelnemers

·         We herinneren iedereen er aan om het huisreglement te lezen aangaande terugbetalingen van deelnemers die annuleren.

·         Projecten gaan strenger optreden tegen late betalingen en wanbetalers.

Stock

·         Bekijk een datum in februari om stock opruim te doen.

·         We bekijken andere locaties. Het magazijn van Cliff Marquetecken is een optie.

·         Wapens zijn aan herstelling nodig. Christoff Poel engageert zich om dat te trekken.

·         Voorstel om nieuwe wapens te bestellen via Olivier Gubbels.

·         Kleding moet gewassen en hersteld worden.

·         Kookpotten moeten gemarkeerd worden. Dat is nog niet gelukt omdat de potten te hard zijn voor een gewone dremel.

ODC

Evaluatie - ODC heeft goed werk geleverd het afgelopen jaar. Er zijn verschillende nieuwe deelnemers die zich aangemeld hebben bij Oneiros evenementen via het ODC.

Reorganisatie - Fred Colman geeft het bestuur van het ODC over aan Annelies Van Duppen en Tom Desmet.

Afspraken - Tom Boeckx heeft een reeks afspraken opgesteld.

Nachtkronieken

Als Oneiros kan, willen we nachtkronieken graag logistiek en met props ondersteunen.

USE project

Tom Boeckx vraagt of er vrijwilligers zijn binnen Oneiros om een evenement op poten te zetten. USE is een opstartend initiatief in Noord Brabant, Nederland, dat het medium LARP wil gebruiken om de verbondenheid tussen de 5 grootste steden in Noord Brabant wil bevorderen. Om het project op te starten, zoeken ze 5 LARP organisaties die met hun financiële en logistieke steun een evenement willen organiseren.

Voorzitterschap

De aanwezigen stellen hun vertrouwen in Tom als voorzitter die zijn functie combineert met commerciële  activiteiten die ook te maken hebben met LARP.

Rondvraag

Tim Belmans wil dat afdrachten binnen 2 maanden gedaan worden.

Arjan vraagt dat het bestuur intenties van vrijwilligers beter opvolgen.

Annelies wilt webstek op Oneiros site.

Documenten voor afrekening.

Documenten om als minderjarige mee te doen.

Website (andere evenementen)

Tom wil functie werkend lid weg.

Tom wil dat de statuten worden aangepast.

Tom wil dat het nieuwe adres wordt aangepast.