Berchem - 27/12/2018

Aanwezigen

  • Tom Boeckx
  • Tim Belmans
  • Jan Mertens
  • Saskia Leleu
  • Joey Daemen
  • Ken Marquetecken
  • Samuel Buchta
  • Ulrike Fuss
  • Pieter-Jan Thijs
  • Freya Perdaens
  • Rene Courier
  • Alain Van Den Wyngaert
  • Laurent Moens
  • Nicolas Vervoort
  • Jorrit Vloemans
  • Pieter De Meyer
  • Nik Coppens
  • Cody Demuytere
  • Jesse Demuytere

Afsluiting boekjaar en goedkeuring verslag 2018

Verlies van €13,41. Redenen:

  • Omen heeft maar 1 evenement gedaan
  • Inkomsten van Aether waren minder dan vorige jaren

Oproep naar de evenementen toe: investeer het geld dat je op de rekening hebt staan. Grote kostenposten van de vzw:

  • Domein
  • Eten
  • Drank

Afdracht voor 31/12 van het jaar van het evenement. Afrekening van jaar X binnen voor jaar X+1. Cash afhaling van Oneiros rekeningen mag NIET.

Goedkeuring van het verslag 2018 AV.

  • 18 voor
  • 1 onthouding

Algemene werking en communicatie met de evenementen

  • Ankoria – oude crew van Ankoria is ermee gestopt. Er is een nieuwe crew. Er zijn 2 evenementen geweest in 2019. Er zijn 2 evenementen geplant in 2020.
  • Vortex – Hebben een kleine pauze genomen en hebben nu een nieuw systeem en een eigen wereld. De crew is groter geworden. Er is 1 evenement geweest in 2019 dat een beetje verlies gemaakt heeft. Er waren 48 deelnemers. De prijzen van Vortex zullen een beetje omhooggaan. Het volgende Vortex evenement zal doorgaan in november 2020. Freya gaat bekijken of wij subsidies kunnen krijgen als jeugdwerking. Vortex gaat een ideaal financieel plan opstellen en dat bespreken met het bestuur.
  • Haven – Moeilijke periode achter de rug, maar de doorstart is gelukt. 2 evenementen gedaan dit jaar. 2 evenementen gepland voor volgend jaar. Het spelsysteem gaat herbekeken worden. Experiment met eigen inschrijfsysteem.
  • Aether – Crew is gedeeltelijk vernieuwd. 2 evenementen van 2019 waren een succes. Voor volgend jaar 2 mini’s in het voorjaar, 1 volwaardig evenement in het najaar.
  • Omen – 2 evenementen gehad in 2019 die winst gemaakt hebben. Er is een baldakijn aangekocht voor de VZW. In 2020 zijn er 2 evenementen geplant. Er worden nieuwe vrijwilligers gezocht voor de keuken.
  • Endtimes – niet aanwezig.

Gratis deelname bestuurders

Eind 2018 heeft het bestuur besloten om per evenement 1 bestuurders gratis te laten deelnemen. De beslissing is ter aktename aan de AV voorgelegd. Als er een evenement is zonder aanwezige bestuurder, dan zal er een telefoonnummer aan de organisatie gegeven worden waarop een bestuurder kan bereikt worden.

Stockbeheer en stockverantwoordelijke

Christoff Poel is nog steeds stockbeheerder.

  • Cody organiseert een stockrevisie van de wapens en de schilden. Deadline stockrevisie Zomer 2020.
  • De organisatie van Ankoria en Vortex gaat bekijken welke grote kostuums er nog in de stock bewaard blijven. Deadline stockrevisie zomer.
  • Cody zal enkele alternatieve aanrijken voor latex wapens. Deadline eind januari.
  • Joey bekijkt of de kledij industrieel gereinigd kan worden. Eind januari voorstel.
  • Mensen zoeken om op de stockrevisie dag kleding te herstellen.

Privacy verantwoordelijke en Aanspreekpersoon integriteit

  • API – we spreken 3 mannen en 3 vrouwen aan die op kosten van de vzw een cursus API willen volgen en aanspreekpersonen op Oneiros evenementen willen worden.
  • Wout Gerings wordt de nieuwe privacy verantwoordelijke van de vzw.

Safety checks verplichten

Wapen en uitrustingschecks gaan opnieuw ingevoerd worden. Richtlijnen hiervoor worden opgesteld door het bestuur en samenwerking met Cody Demuytere en Jesse Demuytere.

Website Oneiros

Voorstel om online betalingen door te voeren via de website. Alle projecten zijn voor.

Vraag voor meer samenwerking rond informatica tussen de projecten. Ook online marketing bekijken. Deadline eind maart om samen te komen voor een technische meeting. Jan gaat dit organiseren.

Nieuwe evenementen

Geen nieuwe evenementen voor Oneiros in de pipeline. De crew die vroeger Avatar trokken willen een nieuw evenement starten dat meer neigt naar Nordic Larping. Zij zoeken vrijwilligers om eens te komen luisteren.

De vraag werd gesteld waarom een nieuw evenement zich bij Oneiros vzw zou aansluiten.

  • Beschikking over een opstartbudget.
  • Gebruik van de stock.
  • Gebruik maken van technische ondersteuning.
  • Wettelijk kader van een vzw.
  • Burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering.

Ontslag Tim Belmans

Tim Belmans neemt ontslag als penningmeester. Cody Demuytere dient zijn kandidatuur in om de nieuwe penningmeester te worden.

Freya Perdaens is kandidaat om bestuurder te worden. Ze wil zich inzetten voor de communicatie, organisatie en structurering van de AV.

Jesse Demuytere is kandidaat om bestuurder te worden. Wil ondersteuning voor de projecten verder uitdiepen.

Joey Daemen is kandidaat om bestuurder te worden. Hij wil zich inzetten voor marketing en PR.

Algemene rondvraag

  • Voorstel van EHBO-plan: het bestuur zal een standaard EHBO-plan opstellen. Evenementen mogen daarvan afwijken wanneer ze een nieuw plan bij het bestuur indienen.
  • Jesse Demuytere, Cody Demuytere en Freya Perdaens maken een EHBO stappenplan om aan evenementen uit te delen.
  • Freya vraagt dat er in de uitnodig van de AV een link opgenomen wordt naar het verslag van de vorige vergadering.
  • Pieter vroeg zich af hoe we vanuit de vzw vals spelen kunnen aanpakken. Suggesties die naar boven kwamen waren sensibilisering, peer evaluatie en principes als play to lift.