Oneiros vzw
Sint-Bavoweg 11
2450 Meerhout

Ondernemingsnummer: 0454.017.309

De algemene vergadering van 4 mei 2016, geldig samengeroepen en beschikkend over de nodige aantallen inzake aanwezigheid en meerderheid, heeft in haar zitting besloten de statuten te wijzigen. Aldus wordt volgende nieuwe tekst van de statuten aangenomen:

Vereniging

Artikel 1
De vereniging draagt de naam: “Oneiros VZW” of afgekort “Oneiros”

Artikel 2
De zetel van de vereniging is gevestigd te Sint-Bavoweg 11, 2450 Meerhout en ressorteert onder het gerechtelijk arrondissement Antwerpen. Hij kan slechts verplaatst worden door de algemene vergadering mits deze bovendien de regels in acht neemt zoals vereist voor een statuutswijziging en beschreven in deze statuten.

Artikel 3
Het doel van de vzw is het promoten en organiseren van rollenspelen in alle aspecten. Zij mag eveneens alle activiteiten ondernemen die dit doel kunnen bevorderen. Zij kan in die zin ook, doch slechts op bijkomstige wijze, handelsdaden stellen, enkel voor zover de opbrengst hiervan besteed wordt aan het doel waarvoor zij werd opgericht.

Artikel 4
De vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur, doch kan evenwel te allen tijde ontbonden worden.

Artikel 5
De vereniging is apolitiek en areligieus en zal dit beleid ook in al haar activiteiten hanteren. Handelingen en uitingen door leden die hier niet mee stroken, kunnen leiden tot uitsluiting van dit lid van de activiteiten van de vereniging.

Leden

Artikel 6
Het aantal leden is onbeperkt, maar moet tenminste drie bedragen. De vereniging aanschouwt iedereen als lid, die aan de volgende voorwaarden voldoet:

  • Elke natuurlijke persoon van tenminste 18j, ongeacht zijn/haar nationaliteit
  • Elke natuurlijke persoon van minder dan 18j, mits uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de ouders of wettelijke voogd.
  • Elk lid van het bestuur is automatisch lid van de vereniging voor zolang zijn/haar mandaat als bestuurder geldt.
  • Elke deelnemer aan minstens 2 evenementen in hetzelfde kalenderjaar onder de VZW georganiseerd wordt als lid beschouwd voor een duur van het volgende kalenderjaar.

Een ledenlijst van de vereniging wordt bijgehouden en hiervan kan een kopie worden neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel, zo dit vereist is door de geldende huidige wetgeving. Alle leden zijn stemgerechtigd op de AV’s van de vereniging. De AV aanvaardt geen stem-mandaten, en stemmen kan enkel door lijfelijk aanwezig te zijn op de vergadering. De rechten en verplichtingen van de leden worden ingeschreven in een huishoudelijk reglement.

Artikel 7
Als lid kan eveneens tot de vereniging toetreden: ieder natuurlijke persoon of rechtspersoon die niet aan bovenvermelde voorwaarden voldoet en die door de algemene vergadering als dusdanig wordt aanvaard en dit op voorstel van de raad van bestuur. Het verzoek om toelating van een kandidaat-lid moet schriftelijk worden ingediend bij de voorzitter van de raad van bestuur tenminste 2 weken voor de datum van de volgende AV.

Artikel 8
De raad van bestuur kan, mits unanieme beslissing op een bestuursvergadering, eveneens autonoom nieuwe leden benoemen. Zij zijn vervolgens lid tot aan de eerstvolgende AV, waar hun lidmaatschap officieel gemaakt moet worden door de aanwezige algemene vergadering zoals beschreven onder Artikel 7. Hun rechten en plichten zijn vermeld in het huishoudelijk reglement.

Artikel 9
Er wordt geen afzonderlijke ledenbijdrage aangerekend. Lidmaatschap zit automatisch vervat in de deelnameprijzen van de evenementen.

Artikel 10
Elk lid kan ten allen tijde uit de vereniging treden. Het ontslag moet bij aangetekend schrijven aan de raad van bestuur ter kennis worden gebracht. Deze wordt krachtig dertig dagen na de vermelding op de eerste daaropvolgende vergadering van de Raad van Bestuur. Het lidmaatschap vervalt automatisch indien het voorgaande kalenderjaar niet voldaan werd aan de voorwaarden zoals beschreven in Artikel 6.

Artikel 11
Uittredende of uitgesloten leden en hun rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de vereniging, en kunnen bijgevolg ook nooit teruggave of vergoeding voor gestorte bijdragen of gedane inbrengsten vorderen.

De raad van bestuur

Artikel 12
De vereniging wordt bestuurd door een raad van bestuur van tenminste drie leden die lid zijn van de vereniging. Indien de algemene vergadering slechts drie leden telt, bestaat de raad van bestuur uit slechts twee personen. In ieder geval moet het aantal bestuurders steeds lager zijn dan het aantal leden van de algemene vergadering.

Artikel 13: Duur van hel mandaat van de bestuurders
De bestuurders worden benoemd voor een onbepaalde duur. Zij kunnen op elke AV worden ontheven van functie, mits de regels voor afzetting in acht zijn genomen. Aftreden door de bestuurders gebeurt eveneens volgens de regels onder artikel 15.

Artikel 14: Wijze van benoeming en bezoldiging van de bestuurders
De bestuurders worden benoemd door de algemene vergadering met een gewone meerderheid ongeacht het aantal aanwezige leden. De bestuurders oefenen hun mandaat kosteloos uit. Bij uitzondering en mits unanieme beslissing van de Raad van Bestuur kunnen afzonderlijke vergoedingen worden toegekend. Elke toekenning is afzonderlijk goed te keuren en verleent geen verworven rechten naar toekomstige activiteiten. De akten betreffende de benoeming van de bestuurders moeten neergelegd worden op de griffie van de rechtbank van koophandel en moeten binnen de dertig dagen na de neerlegging (bij uittreksel) bekendgemaakt worden in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Artikel 15: Aftreden en afzetting van de bestuurders
De Raad van Bestuur bestaat uit tenminste 3 bestuurders. Vereiste posities zijn Voorzitter, Secretaris en Penningmeester. De Raad van Bestuur draagt naar eigen believen nieuwe functies voor, die worden bekrachtigd door de AV volgens de hierna beschreven regels. Het mandaat van de bestuurders eindigt door afzetting door de algemene vergadering, door vrijwillig ontslag, door overlijden of ingeval van wettelijke onbekwaamheid. De afzetting door de algemene vergadering wordt beslist bij gewone meerderheid van het aantal aanwezige leden. Hel moet evenwel uitdrukkelijk vermeld worden op de agenda van de algemene vergadering. Een bestuurder die vrijwillig ontslag neemt, moet dit schriftelijk bekendmaken aan de raad van bestuur. Dit ontslag gaat onmiddellijk in tenzij door dit ontslag het minimum aantal bestuurders onder het statutaire minimum is gedaald. In dit geval. moet de raad van bestuur binnen de twee maanden de algemene vergadering bijeenroepen, welke in de vervanging van de betrokken bestuurder dient te voorzien en hem daarvan ook schriftelijk in kennis zal stellen. De akten betreffende het aftreden en de benoeming van de bestuurders moeten neergelegd worden op de griffie van de rechtbank van koophandel en moeten binnen de dertig dagen na de neerlegging (bij uittreksel) bekendgemaakt worden in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Artikel 16: Bevoegdheden van de bestuurders.
De raad van bestuur leidt de zaken van de vereniging en vertegenwoordigt deze in en buiten rechte. Hij is bevoegd voor alle aangelegenheden, met uitzondering van die welke uitdrukkelijk door de Wet aan de algemene vergadering zijn voorbehouden. Hij treedt op als eiser en verweerder, in alle rechtsgedingen en beslist over het al dan niet aanwenden van rechtsmiddelen en vermogens. De raad van bestuur benoemt en ontslaat eventuele personeelsleden en bepaalt hun bezoldigingen. De raad van bestuur oefent zijn bevoegdheden uit als college. De raad van bestuur kan slechts geldig beslissen indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig is. De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of de stem van diegene die hem vervangt doorslaggevend.

Artikel 17
De raad van bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter of door twee bestuurders. De vergaderingen van de raad van bestuur worden voorgezeten door de voorzitter of door de secretaris. Indien deze belet of afwezig is, wordt de vergadering voorgezeten door de oudste van de aanwezige bestuurders.

Artikel 18
Van elke vergadering worden notulen gemaakt, die ondertekend worden door de voorzitter en de secretaris en die ingeschreven worden in een daartoe bestemd register. De uittreksels die moeten worden overgevegd en al de andere akten worden geldig ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Bij ontstentenis van deze bestuurders kunnen twee andere bestuurders deze documenten geldig ondertekenen.

Artikel 19
De raad van bestuur vaardigt alle huishoudelijke reglementen uit die hij nodig acht en nuttig oordeelt.

Artikel 20
Bestuurders die namens de vereniging optreden, doen dit zonder persoonlijke aansprakelijkheid en enkel namens de door het bestuur goedgekeurde richtlijnen.

Artikel 21: Personen gemachtigd om de vereniging te vertegenwoordigen
De raad van bestuur kan zijn bevoegdheden voor bepaalde handelingen en taken op zijn verantwoordelijkheid overdragen aan een van de bestuurders of aan een ander persoon, die al dan niet lid is van de vzw. De Raad van bestuur kan aan zijn bestuurders elke functie aanwijzen, die voor het besturen van de vereniging noodzakelijk is. Met uitzondering van de voorzitter kunnen leden van de Raad van Bestuur meerdere functies vervullen. Hun benoeming gebeurt door de raad van bestuur bij gewone meerderheid, die hieromtrent geldig beslist indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig is. De ambts-beëindiging van deze personen kan geschieden als volgt:

a) op vrijwillige basis door de gemachtigde zelf, door een schriftelijk ontslag in Ie dienen bij de raad van bestuur

b) door afzetting door de raad van bestuur bij gewone meerderheid die hieromtrent geldig beslist indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig is. De beslissing hieromtrent door de raad van bestuur moet evenwel binnen de zeven kalenderdagen bij schrijven ter kennis gebracht worden van de betrokkene.

De akten betreffende de ambt beëindiging en de benoeming van de personen gemachtigd om de vereniging te vertegenwoordigen, moeten neergelegd worden op de griffie van de rechtbank van koophandel en moeten binnen de dertig dagen na de neerlegging (bij uittreksel) bekendgemaakt worden in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. De gevolmachtigden oefenen hun bevoegdheden afzonderlijk of gezamenlijk uit.

Artikel 22: Personen belast met verantwoordelijkheid over de evenementen / projecten
De raad van bestuur keurt de aanstelling goed van de projectgroepen, die onder de naam van de vereniging evenementen organiseert. Deze projectgroepen moeten tenminste bestaan uit 2 personen: Een Projectverantwoordelijke en een Financieel Verantwoordelijke. Zij bepalen zelf welke bijkomstige functies vereist zijn voor de werking van het project. Alle projectmedewerkers moeten lid zijn van de vereniging of voorgedragen worden voor onmiddellijk lidmaatschap aan het bestuur. Hun benoeming gebeurt door de raad van bestuur bij gewone meerderheid, die hieromtrent geldig beslist indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig is. Uitvoering en beëindiging van deze functies geschiedt op vrijwillige basis en omvat geen enkele rechtsgeldigheid jegens de vereniging. Een schrijven aan het bestuur volstaat om wijzigingen in de projectgroepen te melden. De Raad van Bestuur kan zonder meer projectmedewerkers weigeren en uitsluiten van de projecten, mits deze beslissing gestaafd wordt in de eerstvolgende AV.

Algemene vergadering

Artikel 23
De algemene vergadering is samengesteld uit alle aanwezige leden, en wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur, of door de ondervoorzitter of door de oudste van de aanwezige bestuurders. Leden kunnen niet langer volmachten geven om bij afwezigheid te stemmen. Lijfelijke aanwezigheid op de AV is vereist om te kunnen stemmen.

Artikel 24
De algemene vergadering is uitsluitend bevoegd voor:

  • het wijzigen van de statuten,
  • de benoeming en de afzetting van de bestuurders,
  • de kwijting aan/van de bestuurders bij aftreden
  • de goedkeuring van de begroting en van de rekening,
  • de vrijwillige ontbinding van de vereniging,
  • de benoeming en de uitsluiting van een lid van de vereniging,
  • de omzetting van de vereniging in een vennootschap met een sociaal oogmerk,
  • alle andere gevallen waarin deze statuten het vereisen.

Artikel 25
De algemene vergadering wordt geldig bijeengeroepen door de raad van bestuur of door de voorzitter telkens als het doel van de vereniging zulks vereist. Zij moet tenminste eenmaal per jaar worden bijeengeroepen voor het goedkeuren van de rekeningen van het afgelopen jaar en voor de begroting van het komend jaar.

Artikel 26
De algemene vergadering wordt gehouden binnen de zes maanden na afsluitingsdatum van het boekjaar.

Artikel 27
De raad van bestuur is bovendien verplicht de algemene vergadering samen te roepen wanneer tenminste tien leden daartoe een verzoek richten aan de raad van bestuur waarin de te behandelen agendapunten zijn vermeld. In dit geval is de Raad van Bestuur verplicht de algemene vergadering samen te roepen binnen de 21 werkdagen met vermelding op de agenda van de gevraagde agendapunten.

Artikel 28
De oproepingen tot de algemene vergadering moeten om geldig te zijn, ondertekend worden door tenminste één van de bestuurders. Alle leden moeten op de hoogte worden gebracht van de vergadering via de daartoe gekende kanalen van communicatie, tenminste veertien werkdagen voor de vergadering.

Artikel 29
De oproepingsbrief, die plaats, dag en uur van de vergadering vermeldt, bevat een link naar de agenda, die wordt vastgelegd door de raad van bestuur en die op de website te raadplegen zal zijn. Elk onderwerp dat schriftelijk wordt voorgedragen door één van de leden, moet eveneens op de agenda worden vermeld. Dit onderwerp moet uiterlijk veertien werkdagen voor de vergadering aan de voorzitter van de raad van bestuur overhandigd zijn. Onderwerpen die niet op de agenda staan, kunnen desgewenst in de rondvraag behandeld worden. De voorzitter behoudt zich het recht om deze onderwerpen te aanvaarden of te verwerpen zonder staving van deze beslissing.

Artikel 30
In gewone gevallen worden de besluiten genomen bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige stemmen. Bij staking van stemmen beslist de stem van de voorzitter of diegene die op dat ogenblik de vergadering voorzit.

Artikel 31: statutenwijziging
Tot wijziging van de statuten kan slechts worden besloten op een uitzonderlijke AV en indien die wijziging gedetailleerd op de agenda is vermeld. Voor elke statutenwijziging is een meerderheid van 2/3 der aanwezige stemmen vereist. Tot wijziging van het doel van de vereniging kan slechts met een meerderheid van 4/5 van de stemmen worden besloten. Van iedere statutenwijziging zullen de wijzigingen en de volledig gecoördineerde statuten na deze wijziging neergelegd worden op de griffie van de rechtbank van koophandel. Binnen de 30 dagen na de neerlegging dient de wijziging (bij uittreksel) bekendgemaakt te worden in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Artikel 32
Bij vrijwillige ontbinding van de vereniging worden dezelfde regels als deze beschreven voor het wijzigen van het doel der vereniging vereist.

Artikel 33
Een meerderheid van stemmen van het bestuur is vereist voor het uitsluiten van een lid. Bij uitsluiting van een lid moet dit punt eveneens op de agenda voorkomen en moet het lid worden uitgenodigd om in zijn verdediging te kunnen voorzien. Aanwezigheid is echter niet vereist om de uitsluiting te laten plaatsvinden.

Artikel 34
Van elke vergadering worden notulen gemaakt, die ondertekend worden door de voorzitter en de secretaris en opgenomen worden in een bijzonder register. Dit register kan op de zetel van de vereniging door leden en belanghebbende derden worden ingezien. Uittreksels daarvan worden geldig ondertekend door de voorzitter en de secretaris of door twee bestuurders en bij ontstentenis hiervan door twee leden van de algemene vergadering.

Rekeningen en begrotingen

Artikel 35
Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari tot 31 december. De raad van bestuur sluit de rekeningen over het voorbije boekjaar af en bereidt de begroting van het komend boekjaar voor. Beiden worden ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd die gehouden wordt binnen zes maanden na afsluitingsdatum van het boekjaar.

Ontbinding en vereffening

Artikel 36
Behoudens gevallen van gerechtelijke ontbinding en ontbinding van rechtswege kan slechts de algemene vergadering tot ontbinding besluiten indien een 4/5 meerderheid akkoord is om de vereniging vrijwillig te ontbinden. Het voorstel tot vrijwillige ontbinding van de vereniging moet uitdrukkelijk op de agenda van de algemene vergadering vermeld worden. Zijn geen 2/3 van de geregistreerde leden op deze algemene vergadering aanwezig, dan moet een tweede algemene vergadering worden bijeengeroepen die geldig beraadslaagt ongeacht het aantal aanwezige leden maar mits een 4/5 meerderheid van aanwezigen wordt akkoord gevonden om de vereniging vrijwillig te ontbinden. In geval van vrijwillige ontbinding benoemt de algemene vergadering, of bij gebreke daarvan, de rechtbank, een of meer vereffenaars. Zij bepaalt tevens hun bevoegdheid alsmede de vereffeningsvoorwaarden. De activa zullen, na aanzuivering van de passiva, worden overgedragen aan een vereniging die de uitoefening van activiteiten van VZW Oneiros zo dicht mogelijk benadert in de eigen activiteiten. Hierover dient de AV met een 2/3 meerderheid goedkeuring te geven. Van de ontbinding zal het ontbindingsbesluit, de benoeming en de ambt beëindiging van de vereffenaars neergelegd worden op de griffie van de rechtbank van koophandel. Binnen de 30 dagen na de neerlegging dient dit ontbindingsbesluit, de benoeming en de ambt beëindiging van de vereffenaars bij uittreksel bekendgemaakt te worden in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Artikel 37
Voor alles wat in deze statuten niet is voorzien of geregeld, blijft de Wet van 27 juni 1921 gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 toepasselijk. Aldus opgemaakt en aangenomen op de algemene vergadering van 4 mei 2016.